چاپ کارت حضور غیاب در سازمان‌ها و فروشگاه ها بسیار گسترده است. با داشتن یک کارت شناسایی ورود و خروج (ID Card)، شما می‌توانید حضور و غیاب کارمندان خود را مدیریت کنید. این کارت شناسایی شامل یک شناسه یکتا برای هر کارمند است. سیستم به طور خودکار اطلاعات کارمندان شما را بررسی می‌کند. با استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب با کارت شناسایی می‌توانید، زمان کل، اضافه کاری، تاخیر در ورود و همچنین خروج زودتر از موعد کارمندان را ثبت کنید. از ان جایی که امروزه کارت ورود و خروج RFID بسیار پر مصرف است, در این مطلب به بررسی این کارت ها می‌پردازیم.
راهنمای مطالعه
کارت حضور غیاب چیست؟
کارت حضور و غیاب برای مدیریت مناسب و موثر حضور و غیاب نقش مهمی در دنیای شرکت‌ها دارد. به عنوان مثال استفاده از فناوری RFID به مدیریت دانشگاه این امکان را می‌دهد که از مشکلاتی مانند گم شدن فرم‌های حضور و غیاب جلوگیری کند. فناوری‌های شناسایی خودکار مانند RFID در چاپ کارت حضور و غیاب به شدت محبوب شدند. RFID نوعی فناوری بی‌سیم است که از موج‌های رادیویی برای انتقال داده از یک تگ الکترونیکی، به نام RFID یا برچسب، به یک خواننده RFID استفاده می‌کند.
برای مثال در چاپ کارت حضور و غیاب rfid برای دانشجویان (به عنوان کارت دانشجویی)، برنامه‌ریزی برای یکپارچه سازی تگ‌های RFID در کارت‌های شناسایی دانشجویان صورت می‌گیرید و گیرنده‌های RFID در کلاس‌های مربوطه برای فرآیند حضور و غیاب نصب خواهند شد. در این سیستم، به هر کارت شناسایی یک UID (RFID) اختصاص می‌دهند. این سیستم این UID را شناسایی کرده و با استفاده از کنترل‌کننده‌های میکرو اطلاعات فرد را بررسی می‌کند. با ورود به کلاس با این کارت شناسایی، حضور و غیاب فرد به طور خودکار ثبت خواهد شد. همچنین گزارش حضور و غیاب به صورت فرمت شیت‌های اکسل تولید می‌شود.
سیستم حضور و غیاب مبتنی بر RFID چیست؟
این سیستم شامل یک خواننده RFID، تگ‌های RFID، نمایشگر LCD و یک واحد میکروکنترلر است. دانشجویان، اعضای هیأت علمی و کارکنان با تگ‌های RFID ارائه شده که برای اعلام حضور خود دارند به خواننده حضور خود را اعلام می‌کنند. سپس خواننده موج‌های فرکانس رادیویی را ارسال می‌کند که توسط تگ‌ها دریافت می‌شود و توسط ارسال شناسه منحصر به فرد خود پاسخ می‌دهد. خواننده این شماره‌های UIN را ضبط و به واحد میکروکنترلر برای پردازش ارسال می‌کند.
سیستم حضور و غیاب اطلاعات حضور و غیاب را در پایگاه دیتا ثبت می‌کند و آنها را بر روی صفحه نمایش LCD نشان می‌دهد. این سیستم خودکار نیاز به نگهداری دستی را حذف می‌کند و سرعت، دقت و راحتی را فراهم می‌کند. سیستم حضور و غیاب مبتنی بر RFID دقت را تضمین می‌کند و به بهره‌وری کلی کمک می‌کند، مدیریت حضور و غیاب را ساده می‌کند.
چه کسب و کارهایی که از کارت حضور و غیاب استفاده می کنند؟
از دستگاه ها و کارت های حضور و غیاب در صنف های مختلفی مانند شرکت ها، سازمان ها، رستوران ها، باشگاه ها، مجموعه های تفریحی، بانک ها و هرجای دیگری که نیاز به ثبت زمان ورود و خروج و اطلاعات کارمندانشان دارند، استفاده می‌شود.
برای سازمان‌هایی با اهمیت بالاتر این کارت ها با لایه های امنتی مختلفی تولید می شوند و در دیگر جاهای معمولی از کارت های رایج در بازار استفاده می‌شود. به طور کل این سیستم در تمامی مشاغل مورد استفاده قرار میگیرد
مراحل چاپ کارت های حضور و غیاب چیست؟
برای چاپ کارت حضور غیاب باید مراحل زیر را انجام بدهید:
- طراحی کارت: ابتدا فایل کارت طراحی خود را اماده کنید. برای طراحی از فرد متخصص استفاده کنید تا به اهداف خود در چاپ کارت برسید.
- انتخاب متریال کارت: در مرحله دوم باید جنس کارتی که می‌خواهید چاپ کارت را روی ان انجام بدهید را انتخاب کنید.
- انتخاب پرینتر کارت مناسب: می توانید با استفاده پرینتر کارت شناسایی خود اقدام به چاپ کارت ها کنید. پرینتر کارت هر جنس کارت, متفاوت است.
- چاپ نمونه: قبل از چاپ انبوه, ابتدا یک نمونه کارت چاپ کنید تا از کیفیت, رنگ, فونت و … اطمینان حاصل کنید.
- چاپ انبوه: در این مرحله چاپ انبوه را انجام بدهید وسپس تک تک کارت ها را از نظر کیفیت و درستی اطلاعات بررسی کنید..
- لمینیت کارت ها: در صورت مجهز بودن پرینتر شما به ماژول لمینیتور، پس چاپ می توانید جهت بالا بردن دوام و امنیت کارت های خودبا فعال کردن گزینه لمینتور اقدام به لمینیت کنید.
- کدگذاری کارت ها: کارت های چاپ شده خود را با استفاده از دستگاه حضورو غیاب و یا کارتخوان مخصوص کارت خود کدگذاری کرده و کد نحصربه فرد ایجاد شده را در سیستم به یکی از پرسنل خود اختصتص دهید.
تبریک میگوییم کارت شما حاضر است و در سیستم ثبت و اماده استفاده می‌باشد. ما در مانی کارت علاوه بر کارت حضور غیاب کارت چاپ انواع کارت های pcv مانند شناسایی, هدیه, تردد, تخفیف, عضویت و… را نیز انجام می‌دهیم.
طراحی کارت حضور و غیاب
طراحی کارت حضور غیاب امری بسیار ساده است. شما می‌توانید با هر نرم افزار طراحی که کمترین نیاز به دانش فنی را داشته باشد و حتی نرم افزار های خود ویندوز مانند Paint کارت خو را طراحی کنید. فارغ از اینکه طرح کارت شما به چه صورت می‌خواهد باشد تنها نیاز است تا چند نکته مهم را در طراحی خود رعایت کنید:
- سایز کارتی که طراحی می کنید 86*54 میلی‌میتر باشد.
- وضوح کیفیت طراحی شما حداقل 300dpi باشد.
- خروجی فایلی که می‌گیرید جهت کنتراست بهتر رنگ ها RGB باشد.
- سعی کنید از تصاویر بی کیفیت در طرح خود استفاده نکنید، این امر سبب پیکسل پیکسل شدن تصویر شما پس از چاپ می‌شود.
پرینتر مناسب کارت های حضور غیاب
بهتر است از پرینترهای چاپ غیر مسقیم استفاده کنید. بدلیل وجود تراشه در داخل کارت های حضور و غیاب و یک‌دست نبودن سطح کارت، در صورت استفاده از پرینتر های دایرکت یا چاپ مستقیم بدلیل تماس مستقیم هد چاپگر با سطح کارتف فرور رفتگی ها در قسمت تراشه به خوبی چاپ نمی‌شوند و لکه سفید روی کارت شما باقی می‌ماند. اما در پرینتر های ریترنسفر به‌دلیل پوشش تمای سطح با کارت توسط فیلم، تمامی حفره های روی کارت پر خواهد شد.
از جمله بهترین دستگاه های چاپ غیر مستقیم با وضوح 600dpi با امکان چاپ پشت و روی کارت، لمینیت همزمان کارت ها و امکان چاپ امنتی کارت می‌توان به Dascom Dc7600 اشاره کرد. از دیگر پرینتر های مناسب چاپ حضور غیاب می توان به Fargo Hdp6600 اشاره کرد. این پرینتر دارای دو ماژول جداگانه دورو زن ولمینیتور می‌باشد که در صورت نیاز قابل خریداری و نصب روی پرینتر هستند.
متریال چاپ کارت حضور غیاب چیست؟
اغلب کارت های حضور و غیاب بر از جنس PVC یا پلی وینیل کلراید می‌باشند. در صورت نیاز جهت بالا بردن امنیت فیزیک کارت از کارت هایی با جنس پلی کربنات هم می‌توان استفاده کرد که به ندرت ازین نمونه استفاده می‌شود و صرفه اقتصادی ندارد. رایج ترین جنس کارت های حضور و غیاب در بازار پی وی سی می‌باشد.
از انواع کارت های حضور غیاب می‌توان به کارت های مایفر، کارت 125K RO، کارت 125K RW جهت خواندن و ثبت اطلاعات داخل کارت، کارت مایفر کلاسیک، کارت دسفایر 4K، کارت مایفر 4K، کارت های ترکیبی و … اشاره کرد. هر کدام ازین کارت های کارایی خود را دارند و با خواننده های خاصی قابل خواندن هستند و امکان استفاده آنها روی تمامی دستگاه های حضور و غیاب نمی‌باشد. هر نوع کارت دستگاه خواننده خاص خود را دارد و اگر قصد استفاده از چند مدل کارت حضور غیاب در سازمان خود را دارید باید از خواننده ها و دستگاه های حضور غیاب مختلف متناسب با کارت استفاده کنید.
حتما بخوانید: کارت تردد چگونه کار می‌کند؟
مزایا چاپ کارت های حضور و غیاب چیست؟
چاپ کارت های حضور غیاب برای سازمان‌ها مزایای زیادی دارد که عبارت‌اند از:
کاهش بار کاری اساتید با استفاده از اتوماسیون
فرآیند حضور و غیاب کاغذکاری را کاهش می‌دهد و زحمت اساتید را جهت ثبت زمان حضور افراد کاهش می‌دهد که در نتیجه به افزایش بهره‌وری منجر می‌شود. همچنین، برای هر جلسه نیازی به فهرست حضور و غیاب نیست، بنابراین وقت و زحمت اضافی اساتید برای انجام حضور و غیاب دستی صرف نمی‌شود.
تولید هشدارهای خودکار با ادغام آسان سیستم‌های حضور و غیاب
در RFID با نرم‌افزارهای SIS، سوابق حضور و غیاب دانشجویان می‌توانند به طور خودکار با هشدارهای پیامک و ایمیل به معلمان و والدین ارسال شود. رفتار غیبت دانشجو همچنین قابل پیگیری و اطلاع‌رسانی از طریق هشدارهای خودکار است، بنابراین برای معلمان آسان‌تر می‌شود که دانشجو را در بهبود حضور و غیابش تربیت کنند.
صرفه‌جویی در زمان
RFID حضور و غیاب را در چند ثانیه انجام می‌دهد، برخلاف فرآیند حضور و غیاب سنتی، فقط با نمایش کارت نزدیک خواننده RFID این کار انجام می‌شود. علاوه بر این، اعضای هیئت تدریس می‌توانند به سرعت به سوابق حضور و غیاب دسترسی داشته باشند و آنها را از پایگاه داده اخذ کنند. با فرآیند بازیابی رکورد حضور و غیاب دانشجویان، نیازی به نگهداری سنگین رکوردها نیست.
ایجاد گزارش‌های MIS روزانه
حضور و غیاب روزانه منجر به یک مقدار زیادی داده می‌شود که نیاز به یک تجزیه و تحلیل دقیق دارد تا دقیق ردیابی حضور دانش‌آموز در هر جلسه حفظ شود. سیستم می‌تواند گزارش‌های حضور روزانه و گزارش‌های حضور ماهانه-سالیانه تولید کند. همچنین، داشبوردهای دقیق آن با استفاده از هوش مصنوعی می‌توانند خروجی‌های گرافیکی آسان خوانا ارائه دهند و این روند حضور را ساده‌تر کنند.
حضور دقیق
حضور RFID از طریق ارائه شماره UIN منحصر به فرد به هر فرد انجام می‌شود. هنگامی که کارت اسکن می‌شود، شماره خوانده شده و حضور ثبت می‌شود که منجر به صفر شدن شانس خطای انسانی می‌شود. هر فرد یک شناسه منحصر به فرد دارد که باعث می‌شود فرآیند حضور بسیار دقیق باشد.
رصد فعالیت
RFID زمان ورود و خروج هر دانش‌آموز به کلاس را پیگیری می‌کند. اگر دانش‌آموز وارد مناطق محدود دانشگاه شود، به آنها می‌افزاید. با نصب ردیاب RFID در هر گوشه، حرکت دانش‌آموز در دانشگاه (از جمله خوابگاه، کافه‌تریا، کتابخانه، کلاس درس و غیره) را پیگیری می‌کند.
حتما بخوانید:چگونه کارت vip برای کسب و کار خود چاپ کنیم؟
معایب چاپ کارت حضور غیاب چیست؟
- هزینه بالا: هر یک کارت حضور و غیاب بسته به مدل دستگاه، حافظه کارت، نوع چاپ و حافظه کارت جهت ذخیره اطلاعات, هزینه بالایی لازم دارد. هرچه کارت دارای پروتوکل های امنیتی بیشتر و همچنین حافظه اطلاعاتی بالاتر باشد، قیمت آن نیز افزایش می‌یابد. شایان ذکر است برخی دستگاه ها فقط مدل خاصی از کارت های RFID را می‌خوانند که ممکن است هزینه بالاتری نسبت به سایر کارت های رایج مورد استفاده داشته باشند. اگر بخواهید چاپ امنیتی نیز روی کارت های خود اعمال کنید و از المان های چاپ یووی و ریزنوشته یا لمینیت هولوگرافیک استفاده کنید، بسته به هر مورد هزینه تمام شده کارت شما افزایش می‌یابد.
- برد کم: این کارت ها فقط در فاصله چند سانتی متری با دستگاه خواننده کارت می توانند ارتباط برقرار کرده و اطلاعات را ثبت کنند.
- عدم قابلیت چاپ برجسته: به دلیل وجود تراشه و انتن RFID در داخل کارت امکان چاپ برجسته مانند امباس کردن کارت بدلیل اسیب به تراشه داخلی کارت وجود ندارد . این امر سبب از خرابی تراشه و کارت می شود.
- عدم تحمل حرارت: در صورت حرارت دیدن کارت های تراشه دار ممکن است به انتن و حافظه داخلی کارت اسیب وارد شود و با سوختن مدارهای داخلی کارت، کاربرد خود را از دست بدهند.
سوالات متداول
هر کارت حضور غیاب باید اطلاعاتی را ذخیره کند, پس از جنس مایفر, RFID و اسمارت است. قیمت چاپ این کارت ها از 15 هزار تومان آغاز می‌شود.
بسته به نوع کارت انتخابی و نوع چاپ مد نظر بین 3 تا 7 روز کاری زمان نیاز دارد.
بله مانند کارت های کاغذی قدیمی یک نفر باید پشت کارت, حضور و غیاب فرد را هر روز ثبت کند. این کارت ها به نیروی انسانی نیاز دارد که امکان خطا را بالا می‌برد.